PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN SISTEM INFORMASI ORGANISASIONAL
DALAM PEMECAHAN MASALAH
BAB I
PENDAHULUAN
SIM
mempunyai peranan yang sangat penting di dalam suatu organisasi karena sangat
mempengaruhi terhadap maju mundurnya sebuah organisasi. Setiap organisasi baik
itu organisasi yang besar maupun yang kecil pasti mempunyai sistem informasi
yang berbeda-beda, tergantung dari kebutuhan dan masalah yang terjadi pada
organisasi tersebut. Sekarang ini, penerapan SIM dalam suatu organisasi pasti
akan melibatkan penggunaan komputer untuk membantu mengolah data
yang ada untuk menjadi informasi yang dibutuhkan.
Informasi merupakan kebutuhan
utama manajemen dalam rangka melaksanakan fungsi-fungsi yang dikumpulkan
kepadanya. Tidak disangka lagi bahwa keberhasilan manajemen sangat dipengaruhi
dan bergantung pada ketepatan informasi yang disajikan dalam bentuk laporan,
dimana laporan tersebut harus memberi manfaat seoptimal mungkin dan tidak
menyesatkan bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Manajemen membutuhkan banyak
informasi agar dapat bekerja secara efisien dan efektif. Informasi yang banyak
tersebut tidak mungkin seluruhnya dapat ditampung oleh manajemen. Untuk itu
dibutuhkan suatu sistem yang dapat mendukung kebutuhan manajemen dalam
mengelola suatu perusahaan/organisasi. Dengan adanya sistem informasi yang baik
diharapkan ttidak adanya penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam
perusahaan/organisasi. Selain itu suatu sistem yang baik juga akan mendorong
produktivitas yang tinggi dan memberikan kontribusi atas tercapainya tujuan
organisasi.
Sesuai
dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap
orang yang membutuhkan pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan
akurat. Namun disadari bahwa dengan berbagai peran yang dimiliki dalam
aktivitas yang dilaksanakannya, setiap orang berusaha untuk dapat memenuhi
tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya dengan baik. Dalam usaha
memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan.
Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan
masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk
memanfaatkan kesempatan.
BAB II
PEMBAHASAN
Sistem Informasi
Manajemen (SIM)
Sistem Informasi
Manajemen (SIM) didefinisikan sebagai
suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai
dengan kebutuhan yang serupa.Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik,
laporan khusus, dan output dari simulasi matematika.
Peranan SIM Dalam Pemecahan Masalah
SIM dan
subsistem – subsistem organisasinya berkontribusi pada pemecahan masalah dalam
2 cara dasar :
1.
Sumber Daya Informasi Seorganisasi. SIM adalah suatu usaha seorganisasi untuk menyediakan
informasi pemecahan masalah. Sistem tersebut merupakan suatu komitmen formal
dari para eksekutif untuk menyediakan komputer bagi semua manajer.
2.
Identifikasi dan Pemahaman Masalah. Ide utama dibalik SIM adalah menjaga
agar pasokan informasi terus mengalir ke manajer. Manajer menggunakan SIM
terutama untuk menandai masalah atau mendekati
masalah, kemudian memahaminya dengan menentukan lokasi dan penyebabnya
Peranan SIM didalam organisasi
Sistem adalah definisi paling umum dari sekumpulan elemen
yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi. Sistem juga merupakan alternatif
yang diterapkan dalam suatu kegiatan agar dapat terlaksana dengan baik. Scott
(1996) mengatakan "Sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan
(input), pengolahan (processing), serta keluaran (output)". Dan ciri pokok
sistem menurut Gapspert ada empat, yaitu sistem itu beroperasi dalam suatu
lingkungan, terdiri atas unsur-unsur, ditandai dengan saling berhubungan dan
mempunyai satu fungsi atau tujuan utama.
Sedangkan informasi, mempunyai manfaat dan peranan yang
sangat penting di dalam suatu organisasi. Tidak adanya suatu informasi, suatu
organisasi tidak dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Informasi merupakan
sebuah data yang telah diolah sedemikian rupa sehingga menjadi bentuk yang
bermanfaat untuk orang yang menerimanya. Suatu system jika tidak terdapat
informasi, maka tidak akan berguna. Karena suatu system yang tidak mendapatkan
informasi akan mengalami kesusahan dan akhirnya berhenti.
Sistem informasi adalah sebuah system yang menerima data
sebagai inputnya, memprosesnya menjadi informasi merupakan processing nya, dan
kemudian menjadi sebuah informasi sebagai output nya.
Sistem
informasi secara umum mempunyai beberapa peranan di dalam sebuah organisasi,
yaitu:
1. Meminimalkan
resiko
Suatu organisasi pasti mempunyai
resiko, apalagi dari sector keuangan. Pada umumnya, resiko itu berasal
dikarenakan kesalahan dalam memasukkan data, sehingga output nya pun tidak
sesuai dengan yang kita inginkan.
2.
Menambahkan
value
Dengan adanya system informasi,
barang-barang
3. Membuat
suatu persaingan baru
Dengan pesatnya perkembangan dunia
IT, membuat suatu persaingan baru, yaitu untuk urusan promosi. Karena beberapa
perusahaan saat ini telah menggunakan dunia maya sebagai suatu alat promosi
mereka.
4. Reduce
cost
Kelemahan utama SIM pada organisasi adalah tidak
mengarah pada kebutuhan khusus dari pemecah masalah perorangan. Sangat sering
SIM tidak menyediakan secara tepat informasi yang diperlukan untuk memecahkan
masalah setelah masalah itu di identifikasi dan diketahui. Konsep sistem
pendukung keputusan diciptakan sebagai respon atas kebutuhan tersebut dan kita
akan mengalihkan perhatian pada subsistem CBIS itu di bab selanjutnya.
Hubungan
Antara Sistem Informasi Dengan
Kita
dapat melihat secara lebih dekat hubungan antara sistem informasi dengan
organisasi. Namun sebelumnya kita perlu mengetahui tentang bagaimana organisasi
mempengaruhi teknologi dan sistem. Organisasi akan berpengaruh terhadap sistem
informasi melalui keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajer dan karyawan.
Manajer membuat keputusan tentang desain sistem. Mereka juga menggunakan
teknologi informasi. Manajer juga akan memutuskan siapa yang akan membuat dan
mengoperasikan sistem, dan pada akhirnya memberikan pertimbangan rasional dalam
pembuatan sistem. Pada bagian berikut ini
akan dijelaskan :
1.
Keputusan-Keputusan
Tentang Peran Sistem Informasi
Organisasi mempunyai dampak langsung
terhadap teknologi informasi melalui keputusannya tentang bagaimana teknologi
akan digunakan dan peran apa yang akan dimainkan dalam organisasi. Dukungan
terhadap perubahan peran telah merubah secara teknikal serta sistem konfigurasi
organisasi yang secara nyata telah memberikan Computing Power dan data, sehingga menjadi lebih dekat dengan
pemakai akhir.
Mesin hitung elektronik dengan
fungsi-fungsi yang terbatas dalam tahun 1950-an telah memberikan cara baru.
Mainframe yang tersentralisasi dapat melayani kantor pusat dengan kantor cabang
di beberapa lokasi yang terpencil pada tahun 1960-an. Pada tahun 1970-an
komputer mikro yang ditempatkan di sebuah departemen atau divisi dihubungkan
dengan komputer pusat. Tahun 1980-an, komputer mikro desktop pertama kali
digunakan secara independen, kemudian dihubungkan dengan minicomputer dan
komputer yang berukuran besar.
Dalam tahun 1990-an, rancangan
jaringan organisasi secara penuh dikembangkan. Dalam rancangan baru ini, central
mainframe computer menyimpan dan mengkoordinasi informasi dan mengalirkannya
ke desktop-desktop dan bahkan ke ratusan jaringan lokal yang lebih kecil.
Sistem operasinya menyerupai sistem telepon. Sistem informasi telah menjadi
bagian integral, on-line, dan interactive tools yang secara
mendalam berfungsi dalam operasi dari menit ke menit serta pengambilan
keputusan organisasi. Dengan demikian organisasi menjadi sangat tergantung pada
sistem dan tidak akan mampu bertahan ketika sistem ini runtuh.
2. Keputusan Tentang Siapa Yang Menyediakan Pelayanan
Teknologi lnformasi.
Cara kedua dimana organisasi
mempengaruhi teknologi informasi adalah melalui keputusan tentang siapa yang
akan mendesain, membangun, dan mengoperasikan teknologi di dalam organisasi.
Teknologi komputer mirip dengan teknologi yang lain, termasuk didalamnya
teknologi otomotif. Disamping mobil, masyarakat membutuhkan jalan bebas
hambatan, bengkel, pompa bensin, insinyur mesin, polisi, dan produsen spare-part.
Automobile adalah sebuah paket pelayanan, organisasi dan manusia/orang.
Demikian pula sistem informasi mensyaratkan sub-unit organisasi khusus,
spesialis informasi, serta kelompok pendukung yang lain. Manajer membuat
keputusan penting tentang paket komputer: keputusan tentang apa yang dilakukan
oleh teknologi informasi.
Paket-paket itu terdiri dari tiga
entitas. Pertama, fungsi atau unit organisasi formal yang biasa disebut
departemen sistem informasi. Kedua, ahli-ahli atau spesialis sistem
informasi seperti programer, sistem analis, project leader, manajer
sistem informasi. Demikian pula spesialis eksternal seperti supplier hardware
dan manufaktur, perusahaan software, dan konsultan yang berpartisipasi
pada operasi harian dan perencanaan sistem informasi jangka panjang. Ketiga,
paket sistem informasi adalah teknologinya itu sendiri, baik software maupun
hardware.
Saat ini kelompok sistem informasi
menjadi agen perubah yang sangat kuat dalam organisasi, mendesak strategi baru
dalam bisnis dan memaksa produk-produk dihasilkan dengan berbasis informasi
serta memerlukan koordinasi antara pengembangan teknologi dan perencanaan
perubahan organisasi. Ukuran dan departemen sistem informasi sangat bervariasi
dan sangat tergantung pada peran dan sistem informasi dalam organisasi serta
ukuran organisasi. Pada perusahaan dengan ukuran menengah sampai besar kelompok
sistem informasi terdiri dan 100 sampai 400 orang. Ukuran kelompok sistem
informasi dan total pengeluaran untuk komputer sistem informasi (khususnya
organisasi yang menjual produk informasi) dapat menghabiskan sampai 40 persen
dari gross revenues.
Pada tahun-tahun pertama penggunaan
komputer, ketika peran sistem informasi dibatasi, kelompok sistem informasi
umumnya terdiri dari programer dan ahli teknik. Saat ini kebanyakan kelompok
sistem informasi dan analis sistem tumbuh atau bertambah secara proporsional.
Sistem analis biasanya merupakan pihak yang menghubungkan antara kelompok
sistem informasi dengan fihak lain dalam organisasi. Hal lain yang menjadi
tugas analis adalah menterjemahkan masalah-masalah bisnis dan kebutuhannya ke
dalam persyaratan sistem dan informasi.
Manajer sistem informasi adalah
pimpinan tim programer dan analis, manajer proyek, manajer fasilitas fisik,
manajer telekomunikasi, kepala kantor dan kelompok automation, dan manajer
operasi komputer dan staf data entry. End user adalah representatif dan
departemen diluar kelompok sistem informasi dimana aplikasi di kembangkan.
Pemakai (users) ini mempunyai peran penting dalam desain dan pengembangan
sistem informasi.
3. Keputusan Tentang Mengapa Membangun Sistem Informasi
Untuk membangun sistem informasi,
manajer mempunyai beberapa alasan rasional baik menyangkut umum ataupun khusus.
Alasan yang paling pokok bagi manajer untuk memilih menggunakan sistem adalah
untuk mencapai alasan-alasan ekonomi, menyediakan pelayanan yang lebih baik,
atau menyediakan tempat kerja yang lebih baik. Dampak komputer terhadap
organisasi tergantung dari bagian dan bagaimana manajer membuat keputusan.
Sistem yang ada saat sekarang
dibangun dengan tujuan efisiensi untuk hal- hal yang menyangkut pekerjaan
pikiran. Namun alasan lain yang lebih mendasar dan mudah diterima, sistem informasi
merupakan sesuatu yang sangat penting jika ingin tetap bertahan dalam bisnis.
Sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat vital sebagaimana peningkatan
modal seperti bangunan-bangunan modern atau corporate headquarter.
Peningkatan dalam pengambilan keputusan (kecepatan, akurasi, keterpaduan),
pelayanan yang lebih baik kepada customer dan harapan klien, koordinasi
kelompok-kelompok yang terpencar, serta menguji kekuatan kontrol terhadap
personal maupun pengeluaran menjadi alasan penting untuk membangun sistem (Huff
dan Munro, Husein, M.F. dan Wibowo, A. 2002).
Alasan terkini, organisasi
mengadopsi sistem karena ingin mendapatkan competitive benefit (manfaat
kompetitif). Dengan demikian, pertanyaan yang tampaknya jawabnya sangat mudah Mengapa
or,ganisasi mengadopsi sistem? adalah sangat kompleks. Beberapa organisasi sekedar ingin
menjadi lebih inovatif untuk mendapatkan benefit ekonomi secara langsung. Untuk
beberapa kasus, sistem informasi dibangun karena ambisi dari beberapa kelompok
dalam organisasi dan antisipasi dampak dan konflik yang tengah berlangsung
dalam organisasi.
BAB
III
KESIMPULAN
Sistem Informasi Manajemen (SIM) didefinisikan sebagai suatu
sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai
dengan kebutuhan yang serupa.Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik,
laporan khusus, dan output dari simulasi matematika.
Sistem
informasi secara umum mempunyai beberapa peranan di dalam sebuah organisasi,
yaitu:
1.
Meminimalkan
resiko
2.
Menambahkan
value
3.
Membuat
suatu persaingan baru
4.
Reduce
cost
Dari
penjelasan diatas maka kita dapat melihat secara lebih dekat hubungan antara
sistem informasi dengan organisasi. Namun sebelumnya kita perlu mengetahui
tentang bagaimana organisasi mempengaruhi teknologi dan sistem. Organisasi akan
berpengaruh terhadap sistem informasi melalui keputusan-keputusan yang dibuat
oleh manajer dan karyawan. Manajer membuat keputusan tentang desain sistem.
Mereka juga menggunakan teknologi informasi. Manajer juga akan memutuskan siapa
yang akan membuat dan mengoperasikan sistem, dan pada akhirnya memberikan
pertimbangan rasional dalam pembuatan sistem.
Adapun Kelemahan utama SIM pada organisasi adalah tidak
mengarah pada kebutuhan khusus dari pemecah masalah perorangan. Sangat sering
SIM tidak menyediakan secara tepat informasi yang diperlukan untuk memecahkan
masalah setelah masalah itu di identifikasi dan diketahui. Konsep sistem
pendukung keputusan diciptakan sebagai respon atas kebutuhan tersebut dan kita
akan mengalihkan perhatian pada subsistem CBIS itu di bab selanjutnya.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar